Tilitoimiston vaihtaminen: milloin kannattaa ja miten se tehdään

Lyhyt vastaus

Tilitoimiston voi vaihtaa milloin tahansa, mutta helpoin hetki on tilikauden vaihteessa. Vaihto etenee näin: irtisano vanha sopimus ehtojen mukaan, pyydä kaikki kirjanpitoaineisto ja tunnukset, siirrä data uudelle toimistolle ja varmista että alv- ja muut ilmoitukset jatkuvat katkotta. Hyvin hoidettuna vaihto ei aiheuta katkoa.

5 merkkiä, että on aika vaihtaa

Jos tunnistat näistä useamman, vaihto kannattaa harkita vakavasti:

1. Saat lukusi liian myöhään. Näet tuloksen vasta kuukausia jälkikäteen etkä voi reagoida.
2. Et saa vastauksia. Kysymyksiin vastataan hitaasti tai ei lainkaan.
3. Lasku yllättää toistuvasti. "Halpa" kuukausihinta täydentyy lisälaskuilla, joita et osannut odottaa.
4. Saat numerot, et ymmärrystä. Kirjanpito tehdään, mutta neuvontaa ei ole — et tiedä menetkö plussalle.
5. Palvelu ei skaalaudu. Yritys kasvaa, mutta tilitoimisto tekee asiat samalla manuaalisella tavalla kuin ennen.

Yksikin näistä jatkuvana on peruste. Useampi yhtä aikaa tarkoittaa, että maksat liikaa liian vähästä.

Milloin vaihtaa: ajoitus

Paras hetki on tilikauden vaihde. Silloin tilinpäätös tulee luontevaksi katkaisukohdaksi, ja uusi toimisto aloittaa puhtaalta tilikaudelta.

Mutta sinun ei tarvitse odottaa, jos tilanne on huono. Vaihdon voi tehdä kesken tilikaudenkin — se vaatii vain hieman enemmän koordinointia datan siirrossa. Älä jää kärsimään vuotta huonoa palvelua pelkän ajoituksen takia.

Näin vaihto tehdään: 5 vaihetta

1. Tarkista vanha sopimus. Katso irtisanomisaika ja ehdot. Yleensä muutama kuukausi, joskus heti.
2. Valitse uusi toimisto ensin. Älä irtisano ennen kuin uusi on sovittu — vältät katkon.
3. Pyydä koko aineisto vanhalta. Kirjanpitokirjat, tositteet, tilinpäätökset, alv-tiedot ja ohjelmistojen tunnukset. Tämä on sinun datasi — sinulla on oikeus saada se.
4. Siirrä data uudelle. Uusi toimisto ottaa aineiston haltuun ja varmistaa, että historia on ehjä.
5. Varmista ilmoitusten jatkuvuus. Sovi selvästi, kumpi hoitaa seuraavan alv-ilmoituksen ja muut määräpäivät, ettei mikään jää väliin.

Mitä pyytää vanhalta toimistolta

Tee tästä lista ja vaadi kaikki ennen kuin sopimus päättyy:

• Pääkirja ja päiväkirja koko ajalta
• Tositteet ja kuitit
• Viimeisin ja aiemmat tilinpäätökset
• Alv-ilmoitukset ja -laskelmat
• Palkkahallinnon tiedot, jos palkkoja on maksettu
• Käyttämienne ohjelmistojen tunnukset ja data

Jos vanha toimisto vitkastelee aineiston luovutuksessa, muistuta: kirjanpitoaineisto on sinun yrityksesi omaisuutta.

Pelko, joka estää vaihdon — ja miksi se on turha

Moni jää huonoon palveluun, koska pelkää että vaihto on iso ja riskialtis projekti. Käytännössä hyvä uusi toimisto hoitaa siirron puolestasi. Sinun työsi on lähinnä irtisanoa vanha ja toimittaa tunnukset. Loppu on rutiinia osaaville. (Liittyvää: Mitä kirjanpito maksaa uudelle yritykselle.)

Usein kysytyt kysymykset

Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden? Voi. Tilikauden vaihde on helpoin, mutta vaihto onnistuu myös kesken kauden hieman suuremmalla koordinoinnilla.

Kuka hoitaa datan siirron? Käytännössä uusi toimisto ottaa aineiston haltuun. Sinä toimitat tunnukset ja irtisanot vanhan sopimuksen.

Katkeaako kirjanpito vaihdon aikana? Ei, kun valitset uuden toimiston ennen vanhan irtisanomista ja sovit selvästi, kumpi hoitaa seuraavat ilmoitukset.

Onko vaihto kallista? Itse vaihto on yleensä vaivaton. Säästö huonosta palvelusta tai liian korkeasta hinnasta maksaa vaivan nopeasti takaisin.

Seuraava askel

Mietitkö, kannattaako vaihtaa? Pyydä ilmainen auditointi — käymme läpi nykytilanteesi ja kerromme suoraan, säästäisitkö aikaa tai rahaa vaihtamalla. Ilman painostusta, vastaus 12 tunnissa.

→ Pyydä ilmainen auditointi